JMJ: un evento de proporciones “bíblicas”

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ORGANIZACIÓN Y COMUNICACIÓN

La relación entre organización y comunicación es un fenómeno muy curioso. Si cada institución es una persona, la comunicación sería sus ojos, oídos y boca, pero no tiene control sobre sus brazos y piernas. Sin embargo, lo que haga cualquier parte de ese cuerpo, repercute directamente en los demás.

Una organización tan grande y compleja como la Jornada hace que los factores variables sean muy superiores a los de una organización normal. De hecho, estamos hablando de una organización de casi 1000 personas full time, que se constituye en 2 años. Ninguna empresa normal llega a esa cantidad de miembros en ese período de tiempo.

EL PAPA PRESIDE EL VÍA CRUCIS DE LA JMJ EN LA PLAYA DE COPACABANA DE RÍOPara intentar paliar esa situación, se hizo un esfuerzo adicional en la comunicación interna, la definición de quien podía o no hablar para prensa. Aunque claro que no fue perfecto. Hubo situaciones en las que incluso la repercusión de problemas organizacionales era atribuida a fallos de comunicación. Por esto, es de vital importancia que el sector de comunicación tenga un rol de peso en la dirección general de una organización, con acceso directo y un alto nivel de confianza, ya sea para inferir en decisiones organizacionales, o al menos alertar de posibles consecuencias para que las decisiones sean tomadas con la mayor cantidad de informaciones posibles.

Contando con todo lo anterior: recursos, una organización que contribuye y objetivos claros; para una comunicación exitosa, lo más importante son las personas.

En un evento de este porte, la carga de trabajo en las semanas previas aumenta exponencialmente. Esto hace que el enfoque en las personas deba ser un objetivo desde el principio. Conocer profundamente las limitaciones y virtudes de cada uno de los integrantes del equipo. Delegar, pero delegar de verdad.

No todas las personas son capaces de soportar la presión que se genera. Y cuando los recursos son escasos, cada persona es esencial. Tanto en la Jornada de Madrid como en la de Río, fue posible ver como algunas personas crecieron en responsabilidad enormemente en el último período, por su predisposición y por la necesidad. Es imposible prever todo lo que hará falta y es normal que aquellas con capacidad asuman responsabilidades más allá de su competencia inicial. Por eso es importante cuidar de las personas desde el inicio, para que durante el huracán sea más fácil sobrevivir y conseguir los objetivos.

Con un escenario tan grande, metafórica y literalmente hablando, es fácil que aparezcan muchas estrellas. Es responsabilidad de la Comunicación del evento, determinar hacia quien se enfocan las cámaras. En éste evento, los protagonistas son los participantes, los jóvenes. Son los que le dan sentido, son quienes fortalecen y dan vida al mensaje, y quienes en última instancia, permiten conseguir esos tres grandes objetivos.

COMUNICAR CRISIS

El último punto que quería abordar es la comunicación de crisis. Es normal tener miedo de que una crisis afecte a la organización en la que estamos. Hay crisis de diferentes sabores y colores, lo seguro es que cuanto más grande y compleja la organización, mayor repercusión e impacto pueden tener.

jmj2Sin embargo, en el caso de la JMJ de Río, fueron las crisis las que dieron fuerza y vuelo adicionales al ya alto interés de la prensa sobre el evento. La primera fue la mudanza de local de los dos últimos actos centrales a sólo 9 meses del evento. Por diversos motivos, fue necesario hacer un cambio y eso trajo una gran repercusión. La JMJ “competía” por la atención de la prensa con otros dos grandes eventos que van a acontecer también en Río, la Copa del Mundo Mundial de Fútbol y los Juegos Olímpicos, ambos más corrientes en los medios de comunicación. La Jornada todavía no había dado un titular polémico que la hiciera salir, y éste fue el primero.

El segundo momento fue la renuncia del Papa Benedicto XVI y la elección del Papa Francisco. A medida que se acercaba el mes del evento, crecían las dudas sobre la venida de Benedicto VXI y las especulaciones sobre su salud. En febrero de 2013, cuando los periódicos sólo hablaban sobre el Carnaval, la renuncia puso la mirada de toda la prensa nacional e internacional en ese asunto, y consecuentemente en la Jornada. Esa situación se mantuvo incluso después de la elección del nuevo pontífice, convirtiendo además a la JMJ en su primer viaje internacional.

Saber aprovechar una crisis como una oportunidad para comunicar es fundamental.

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